Huishoudelijk reglement

Huishoudelijk reglement

Versie 21 maart 2012

Dit Huishoudelijk Reglement vormt een samenhangend geheel met de Statuten en de andere Reglementen, te weten het Reglement “alcohol in sportkantines”, waarin opgenomen het Barreglement, en het Baanreglement.

Rechten en verplichtingen van de leden

ARTIKEL 1

1. De leden en overige speelgerechtigden zijn verplicht zich strikt te houden aan de geldende reglementen en aan de schriftelijke en/of mondelinge aanwijzingen van bestuurs- en commissieleden.
2. Het is niet toegestaan het grondgebied van de omwonenden van het tennispark zonder hun uitdrukkelijke toestemming te betreden.

ARTIKEL 2

1. De leden zijn verplicht de in artikel 8, lid 1 en 4 van de Statuten bedoelde contributie alsmede, indien verschuldigd, het entreegeld en de bardiensttoeslag aan de penningmeester te voldoen vóór 1 april van het desbetreffende verenigingsjaar. Bij te late betaling zal tevens een door het bestuur te bepalen bedrag aan administratiekosten in rekening worden gebracht.
2. Het entreegeld kan desgewenst in drie opeenvolgende jaarlijkse termijnen tezamen met de verschuldigde contributie worden voldaan.
3. Als het lidmaatschap wordt aangegaan in de loop van het kalenderjaar is geen contributie verschuldigd over de reeds voorbije kwartalen van dat jaar.
4. Nieuwe leden, die eerder lid van de LTC Ouddorp zijn geweest en toen hun entreegeld hebben betaald, zijn niet nogmaals entreegeld verschuldigd. Nieuwe leden die tijdens hun eerdere lidmaatschap slechts een deel van het entreegeld hebben betaald, moeten het resterende deel van het entreegeld alsnog betalen.
5. Speelrecht wordt eerst verkregen nadat het onder lid 1 van dit artikel verschuldigde aan de penningmeester is voldaan.
6. Alle leden mogen de jeu de boulesbanen gebruiken en deelnemen aan de jeu de boulesactiviteiten. Jeu de boulesleden mogen de tennisbanen niet gebruiken.
7. Jeu de boulesleden zijn geen lid van de KNLTB. Een jeu de bouleslid kan op individuele basis en voor eigen rekening lid worden van de Nederlandse Jeu de Boules Bond.
8. De leden zijn verplicht adresveranderingen zo spoedig mogelijk aan de secretaris op te geven.
9. Alle voor de leden bestemde informatie wordt, behoudens in geval van overmacht, kenbaar gemaakt via de binnen de vereniging beschikbare media.
10. De leden hebben het recht bij alle bijeenkomsten, wedstrijden en andere evenementen van de vereniging aanwezig te zijn. Dit geldt niet voor bestuurs- en commissievergaderingen.

Kennismakingsregeling

ARTIKEL 3

1. Geïnteresseerden kunnen, éénmalig, gedurende drie aaneengesloten maanden een kennismakingsarrangement aangaan met de LTC Ouddorp. Zij mogen dan gebruik maken van de tennisbanen c.q. de jeu de boulesbanen. Zij betalen daarvoor een vergoeding, die jaarlijks door de ALV wordt vastgesteld. Zij dienen zich te houden aan het baanreglement en de overige binnen de vereniging geldende gedragsregels.
2. Direct aansluitend aan de kennismakingsperiode kunnen de kennismakers lid worden van de vereniging. Zij zijn contributie verschuldigd vanaf het begin van de kennismakingsperiode. De voor de kennismaking betaalde vergoeding wordt op deze contributie in mindering gebracht.
3. Het bestuur kan de kennismakingsregeling beëindigen in het belang van de regulering van het aantal leden van de vereniging.

Gastenregeling

ARTIKEL 4

1. Leden van andere op Goeree-Overflakkee gevestigde tennisverenigingen kunnen als gastspeler gebruik maken van de tennisaccommodatie van de LTC Ouddorp. Zij betalen de jaarlijks door de algemene vergadering voor hen vastgestelde contributie en hebben dezelfde speelrechten als de leden van de vereniging. Zij betalen geen entreegeld.
2. Gastspelers verrichten 2 bardiensten per jaar. Tegelijk met de contributie betalen zij de bardiensttoeslag, zoals die ook geldt voor de leden. Voor elke verrichte bardienst ontvangt de gastspeler een derde deel van de door hem betaalde bardiensttoeslag terug op zijn bankrekening.
3. Een gastspeler kan aan het begin van het jaar aangeven dat hij geen bardiensten wil verrichten. Hij betaalt dan wel de bardiensttoeslag, maar kan deze niet terugverdienen.
4. Gastspelers worden niet aangemeld bij de KNLTB en kunnen daarom niet meedoen aan KNLTB – competities namens of binnen de LTC Ouddorp.
5. Het is gastspelers niet toegestaan introducés uit te nodigen. Opzegging van het gastspelerschap is alleen mogelijk tegen het einde van het verenigingsjaar met inachtneming van de opzegtermijn van één maand.
6. Voor gastspelers gelden op het tennispark dezelfde gedragsregels als voor de leden.
7. Het bestuur kan de gastenregeling opschorten in het belang van de regulering van het aantal leden van de vereniging.

Introductieregeling

ARTIKEL 5

1. Leden hebben het recht per kalenderjaar vijfmaal één of meer personen op één baan te introduceren tegen betaling van een jaarlijks door de ALV vast te stellen vergoeding per uur per baan. Eén en dezelfde persoon mag per kalenderjaar in totaal maximaal vijfmaal worden geïntroduceerd. Voor tennisbanen en Jeu de Boulesbanen gelden verschillende tarieven. Het introducerend lid dient de namen van de introducés en de speeltijden in het daartoe bestemde introductieboek in te schrijven en is verantwoordelijk voor de betaling en de afdracht daarvan aan de vereniging. Bij een introductie dient het introducerend lid aanwezig te zijn.
2. Voor introducés gelden op het tennispark dezelfde gedragsregels als voor de leden.

Verhuur van banen

ARTIKEL 6

1. Tennisbanen en Jeu de Boulesbanen kunnen worden gehuurd tegen betaling van een jaarlijks door de ALV vast te stellen vergoeding per uur per baan. Het huren is alleen mogelijk als er bij het ingaan van de huur banen beschikbaar zijn. Degene, die namens de vereniging de verhuur regelt, dient de naam van de huurder en de gehuurde speeltijd in het daarvoor bestemde verhuurschrift in te schrijven en is verantwoordelijk voor de betaling en de afdracht daarvan aan de vereniging.
2. Voor huurders gelden op het tennispark dezelfde gedragsregels als voor de leden.

Vergaderingen

ARTIKEL 7

1. De vergaderingen van het bestuur worden gehouden zo dikwijls als de voorzitter of tenminste drie bestuursleden dit wensen. De voorzitter heeft in deze vergadering de leiding en is bevoegd de spreektijd van alle leden bij ieder agendapunt te limiteren, alsmede de vergadering te schorsen of te verdagen.

ARTIKEL 8

1. De bestuursvergadering wordt bijeengeroepen door middel van verzending van een schriftelijke of digitale convocatie aan ieder bestuurslid, tenminste veertien dagen vóór de datum van de vergadering. Tot het bijeenroepen van een bestuursvergadering is de voorzitter bevoegd. Hij is daartoe verplicht op verzoek van tenminste drie bestuursleden.
2. Indien aan dit verzoek binnen veertien dagen geen gevolg wordt gegeven en de bestuursvergadering niet binnen achtentwintig dagen na indiening van het verzoek wordt gehouden, zijn de verzoekers zelf tot bijeenroeping bevoegd.

ARTIKEL 9

1. Kandidaatstelling voor een door de algemene vergadering te kiezen functionaris geschiedt door het bestuur en/of door vijf seniorleden. Kandidaatstelling door het bestuur geschiedt, nadat het bestuur zich heeft vergewist, dat de te stellen kandidaten een eventuele benoeming zullen aanvaarden. Kandidaatstelling door de leden geschiedt door middel van inlevering bij de secretaris van een daartoe strekkende schriftelijke verklaring, vergezeld van een bereidverklaring van de gestelde kandidaat, uiterlijk zeven dagen vóór de algemene ledenvergadering.

ARTIKEL 10

1. De agenda van de algemene vergadering bevat, behalve de uit de Statuten of de voorgaande artikelen van dit reglement voortvloeiende punten, ieder voorstel, dat tenminste zeven dagen vóór verzending van de convocaties door tenminste vijf leden schriftelijk bij de secretaris is ingediend, alsmede al hetgeen de tot bijeenroeping van de vergadering bevoegden daarin wensen op te nemen.

ARTIKEL 11

1. Alle op de agenda van een vergadering voorkomende punten worden in die vergadering aan de orde gesteld en behandeld. Bij ieder punt wordt tevens behandeld ieder mondeling door een lid staande de vergadering gedaan voorstel, dat rechtstreeks met het aan de orde zijnde agendapunt samenhangt, mits, in geval van een algemene vergadering, ondersteund door tenminste vier andere leden.

Commissies

ARTIKEL 12

1. De algemene vergadering kan één of meer commissies benoemen, met algemene of bijzondere opdrachten, die zich niet mogen uitstrekken buiten de grenzen van de bevoegdheden van de benoemde commissie. Deze commissies en de door het bestuur ingestelde commissies blijven te allen tijde verantwoordelijk tegenover de instantie die hen heeft benoemd.
2. Bij of na de benoeming kunnen de bevoegdheden en verplichtingen van iedere commissie worden geregeld of gewijzigd.
3. De commissies -met uitzondering van de commissie als bedoeld in artikel 11, lid 4 van de Statuten, de zgn. kascommissie- kunnen te allen tijde door het bestuur worden ontbonden. Ook kunnen één of meer leden daarvan als zodanig door het bestuur worden ontslagen en al dan niet door anderen worden vervangen.

ARTIKEL 13

1. De kascommissie, als bedoeld in artikel 11, lid 4 van de Statuten, bestaande uit twee leden, wordt bij haar benoeming telkens geldend voor één jaar, aangevuld met een plaatsvervangend lid, dat bij ontstentenis van één van de commissieleden diens plaats zal innemen. Dit plaatsvervangend lid zal in het volgende verenigingsjaar, bij voorkeur door de algemene vergadering, worden benoemd tot lid van de commissie in de plaats van dat lid van de commissie, dat het langst in de commissie zitting heeft gehad.
2. De werkzaamheden van de technische commissie bestaan uit het organiseren van de competitie, de toernooien en de wedstrijden. De commissie coördineert de afspraken met de trainers.
3. De werkzaamheden van de onderhoudscommissie bestaan uit het ontwikkelen en onderhouden van de totale accommodatie van het tennispark. De commissie is verder verantwoordelijk voor de uitgifte van sleutels die toegang geven tot de diverse locaties op het park en zij bepaalt aan wie sleutel(s) ter beschikking wordt gesteld. Op ieder verzoek van de coördinator van de onderhoudscommissie dient/dienen uitgegeven de sleutel(s) ingeleverd te worden. De commissie mag sleutels bij (laten) maken. Het maken van extra sleutels is voorbehouden aan de onderhoudscommissie.
4. De Jeu de Boulescommissie organiseert en coördineert de Jeu de Boulesactiviteiten, zo nodig in overleg met de technische commissie. De commissie onderhoudt en ontwikkelt de Jeu de Boulesbanen in overleg met de onderhoudscommissie.
5. De jeugdcommissie organiseert en begeleidt het jeugdtennis.
6. De barcommissie verzorgt het huishoudelijk onderhoud van het clubgebouw. De barcommissie organiseert alle werkzaamheden nodig voor het doelmatig en efficiënt functioneren van de keuken en de bar. De barcommissie regelt de bardiensten.
7. De PR-commissie onderhoudt de contacten met de buitenwereld inzake publiciteit, ledenwerving en sponsoring. De pr-commissie verzorgt het contact met de leden en maakt daarbij gebruik van de binnen de vereniging aanwezige communicatiemiddelen zoals de clubkrant en de website.

Besluitvorming

ARTIKEL 14

1. Als tijdens de algemene vergadering geen van de stemgerechtigde leden stemming verlangt omtrent een aan de orde gesteld voorstel, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen. In het tegenovergestelde geval wordt tot stemming overgegaan.
2. Besluitvorming over personen is mogelijk bij acclamatie, tenzij een stemgerechtigde mondelinge of schriftelijke stemming vraagt. Indien meerdere personen kandidaat zijn voor dezelfde functie wordt schriftelijk gestemd. Zie ook artikel 16, lid 7 van de Statuten. In geval van verkiezing van personen wordt over iedere persoon apart gestemd. Door de algemene vergadering kan slechts een persoon worden gekozen, die kandidaat is gesteld op de wijze zoals die in de Statuten en het Huishoudelijk Reglement is bepaald. Dit geldt niet ten aanzien van de benoeming van ereleden.
3. Ter bepaling van het resultaat van een schriftelijke stemming blijven ongeldige en blanco stemmen buiten beschouwing. Een stem is ongeldig, indien op het stembriefje iets anders is aangegeven dan noodzakelijk is voor het uitbrengen van de stem. Besluiten worden genomen met meerderheid van stemmen, tenzij bij Statuten of Huishoudelijk Reglement anders is bepaald. Indien bij een stemming een ingediend voorstel niet de vereiste meerderheid heeft gekregen, is het niet aangenomen. Bij staking van de stemmen wordt een voorstel als verworpen beschouwd.

Bestuur

ARTIKEL 15

1. De op statutaire wijze tot verenigingsbestuurder benoemde is verplicht, het bestuurslidmaatschap te aanvaarden. Hij kan echter te allen tijde als zodanig aftreden. Hij is bevoegd tot het bijwonen van alle bestuursvergaderingen, tot het daarin voeren van het woord en het daarin uitbrengen van zijn stem. Ieder bestuurslid heeft één stem. Het stemrecht door middel van gemachtigden mag niet worden uitgeoefend.
2. Een bestuurslid treedt aan voor een periode van 4 jaar, die begint op de datum van de algemene vergadering waarin het betreffende bestuurslid in het bestuur wordt gekozen. De volgens artikel 9, lid 10 van de Statuten aan het bestuur toegevoegde adviseurs treden jaarlijks af
3. De aftredende functionarissen zijn terstond herkiesbaar. De verkiezingen van bestuursleden ter vervanging van de aftredende, geschieden in de eerste algemene vergadering waarin daartoe de mogelijkheid bestaat.
4. Het bestuurslid, gekozen ter invulling van een tussentijds ontstane vacature, treedt af op het tijdstip waarop het lid dat hij vervangt, volgens het rooster had moeten aftreden.

ARTIKEL 16

1. In de eerste vergadering van het bestuur na de algemene vergadering wordt een vice-voorzitter gekozen. Deze neemt bij ontstentenis van de voorzitter diens werkzaamheden waar. Bij ontstentenis van de vice-voorzitter of van een ander bestuurslid worden diens werkzaamheden waargenomen door één of meer door het bestuur uit zijn midden gekozen leden.
2. Blijvende ontstentenis van één of meer bestuursleden is niet van invloed op de bevoegdheden van het bestuur. In geval van blijvende ontstentenis van alle bestuursleden fungeren de aanwezige, laatstelijk reglementair afgetreden bestuursleden als tijdelijk bestuur.

ARTIKEL 17

1. Schade (zowel materieel als immaterieel) aan de vereniging of één van haar bezittingen, toegebracht door een lid of iemand voor wie dat lid aansprakelijk is, kan door het bestuur geheel of ten dele op dat lid worden verhaald.

ARTIKEL 18

1. Het bedrag als bedoeld in artikel 10, lid 3c van de Statuten, namelijk het maximum bedrag dat het bestuur, buiten de in de begroting goedgekeurde uitgaven om, zonder toestemming van de algemene vergadering jaarlijks kan besteden wordt gesteld op € 5.000,–.

ARTIKEL 19

1. Het bestuur is verplicht op overzichtelijke wijze een volledige administratie bij te houden van:
2. namen, adressen en overige persoonsgegevens van de in artikel 4 van de Statuten genoemde personen, alsmede van de gastspelers en de kennismakers.
3. presentielijsten en notulen van alle algemene vergaderingen en vergaderingen van het bestuur;
4. de bezittingen en schulden van de vereniging; kleine voorwerpen van geringe waarde, waarvan het gebruik korter dan een jaar pleegt te duren, behoeven daarin niet te worden opgenomen.
5. Van de onder lid 1. bedoelde administratie moet aan ieder lid, dat daarom verzoekt, binnen één week inzage worden verleend in zijn eigen gegevens.
6. De in dit artikel genoemde administratie wordt minimaal 7 jaar bewaard.

Aanmelding en toelating

ARTIKEL 20

1. Aanmelding als lid van de vereniging kan schriftelijk of digitaal. De volgende gegevens dienen te worden vermeld: naam en voornamen, man/vrouw, geboortedatum, straat, huisnummer, postcode en woonplaats, telefoonnummer en indien beschikbaar e-mailadres.
2. Kandidaat-tennisleden, kennismakers en gastspelers, die al lid zijn bij een andere tennisvereniging, moeten hun speelsterkte enkel/dubbel en het KNLTB-lidnummer vermelden.
3. Als zij in een recreatiewoning in Ouddorp of omgeving verblijven, moeten zij deze adresgegevens ook vermelden.
4. De voorwaarden voor toelating tot de vereniging staan genoemd in artikel 5, lid 1 t/m 5 van de Statuten.

Slotbepalingen

ARTIKEL 21

1. In dit Huishoudelijk Reglement en in de Statuten is voor personen de mannelijke vorm gebruikt. In alle gevallen worden echter zowel mannen als vrouwen bedoeld.
2. Het bestuur kan een ledenstop instellen als het aantal leden te groot wordt voor het aantal beschikbare banen en hierdoor de speelmogelijkheden voor de leden teveel worden beperkt. Wat betreft de tennisbanen hanteert de KNLTB de richtlijn van maximaal 75 leden per baan. De vereniging verhoogt het maximum met 10%
3. In geval van een ledenstop worden reglementair aangemelde personen in volgorde van hun aanmelding op een wachtlijst geplaatst. Deze wachtlijst vormt één geheel met de ledenlijst van de vereniging.
4. Het Huishoudelijk Reglement kan slechts worden vastgesteld en gewijzigd door de algemene vergadering conform het bepaalde in artikel 19 van de Statuten.
5. In alle gevallen, waarin noch de Statuten, noch dit Huishoudelijk Reglement, noch andere regelingen voorzien, beslist het bestuur.
6. Alle leden ontvangen desgewenst van de secretaris één exemplaar van de Statuten en de Reglementen tegen een door het bestuur vast te stellen vergoeding.